SISTEM BUKU BESAR UMUM, PELAPORAN KEUANGAN DAN PELAPORAN MANAJEMEN

SISTEM BUKU BESAR UMUM, PELAPORAN KEUANGAN

DAN PELAPORAN MANAJEMEN

 KODE BLOK

            Kode blok (black code) numerik merupakan variasi dari pengodean berurutan yang mengatasi sebagian dari kelemahan yang disebutkan diatas. Pendekatan ini dapat mewakili seluruh item kelas dengan membatasi setiap kelas ke jangkauan khusus dalam skema pengodean. Aplikasi yang umum dari pengodean blok adalah pembuatan bagan akun (chart of accounts). Bagan akun yang dirancang dengan baik dan komprehensif merupakan dasar bagi buku besar umum, sehingga hal ini penting bagi sistem pelaporan keuangan dan manajemen perusahaan. Semakin luas bagan akunya, semakin tepat perusahaan dapat mengklasifikasikan transaksinya dan semakin besar jangkauan informasi yang dapat disediakan untuk pengguna internal dan eksternal. Figur 8-2 menyajikan contoh bagan akun yang menggunakan kode blok.

            Keunggulan pengodean kode blok memungkinkan penyisipan kode baru dalam satu blok tanpa harus mengorganisasikan kembali seluruh struktur kode, Misalnya, jika akun biaya iklan adalah 626, digit pertama menunjukan bahwa akun ini merupakan biaya operasional. Ketika jenis item biaya baru muncul dan harus ditempatkan secara spesifik, item tersebut dapat ditambahkan secara berurutan dalam klasifikasi akun.

            Kelemahan sama dengan kode berurutan, kandungan informasi dari kode blok tidak langsung kelihatan. Misalnya nomor akun 626 tidak berarti apa apa sampai dicocokan dengan bagan akun, yang menunjukan bahwa nomor itu adalah biaya iklan.

 KODE GRUP

            Kode grup (group code) numerik digunakan untuk mewakili item item atau peristiwa yang kompleks yang melibatkan dua atau lebih data yang saling berkaitan. Kodenya terdiri atas wilayah wilayah atau field yang memiliki makna tertentu. Misalnya, suatu jaringan pusat pertokoan dapat mengodekan transaksi pesanan penjualan dari toko toko cabangnya. Keunggulanya kode grup ini memiliki sejumlah keunggulan antara lain :

1.      Kode grup memfasilitasi perwakilan sejumlah besar data yang berbeda.

2.      Kode grup memungkinkan struktur data disajikan dalam bentuk hierarkis yang bersifat logis dan lebih mudah diingat.

3.      Kode grup memungkinkan analisis dan pelaporan yang terperinci baik dalam kelas item maupun pada item item dari kelas yang berbeda.

 KODE ALFABETIK

            Kode alfabetik (alphabetic code) dapat digunakan untuk berbagai tujuan yang sama seperti kode numerik. Karakter alfabetik dapat ditempatkan secara berurutan (dalam urutan alfabetik) atau dapat digunakan dalam tekhnik pengodean blok atau grup.

            Keunggulan, kapasitas untuk mewakili sejumlah besar item meningkat secara dramatis melalui penggunaan kode alfabetik murni atau karakter alfabetik yang digabungkan dengan kode numerik (kode alfa numerik- alpha numeric code). Kelemahanya dari pengodean alfabetik adalah sama dengan numerik sulit merasionalisasi makna kode kode yang telah ditetapkan secara berurutan ; dan mengurutkan record yang dikodekan secara alfabetik cenderung lebih sulit bagi pengguna.

 KODE MNEMONIK

            Kode mnemonik ( mnemonik code) adalah karakter alfabetik dalam bentuk akronim dan kombinasi lainya yang bermakna. Misalnya, seorang mahasiswa yang mendaftar ke beberapa mata kuliah dapat memasukan kode mata kuliah berikut ini kedalam formulir pendaftaran :

                                    Jenis Mata Kuliah                   Kode Mata Kuliah

                                                Acctg                                      101

                                                Psyc                                         110

                                                Mgt                                         270

                                                Mktg                                       300

            Keunggulan, skema kode mnemonik membuat pengguna tidak mengingat artinya ; kode itu sendiri membawa informasi tingkat tinggi tentang item yang diwakilinya.

            Kelemahan, Walaupun kode mnemonik berguna untuk mewakili kelas kelas item dalam suatu kelas. Misalnya, seluruh kelas piutang dapat diwakili oleh kode mnemonik AR (accountsreceiveable) tetapi kita dapat dengan cepat kehabisan kombinasi bermakna dari karakter karakter alfabetik tersebut jika kita berusaha untuk mewakili akun akun individual yang membentuk kelas ini

 SISTEM BUKU BESAR UMUM

            Kumpulan informasi yang mengalir ke GLS berasal dari subsistem siklus transaksi. Namun, perhatikan bahwa informasi itu juga mengalir dari FRS sebagai umpan balik ke GLS.Lainnya, peristiwa-peristiwa yang lebih jarang terjadi, seperti transaksi stok, merger, dan penyelesaian tuntutan hukum, yang mungkin tidak memiliki siklus pemrosesan formal, dimasukkan ke GLS secara langsung.

 VOUCHER JURNAL

            Dokumen yang disebut voucher jurnal, merupakan sumber input bagi buku besar umum. Sebuah voucher jurnal yang dapat digunakan untuk mewakili rangkuman transaksi yang serupa atau satu transaksi yang unik, mengidentifikasi jumlah keuangan dan akun buku besar umum dari voucher jurnal. Karena voucher jurnal harus disetujui oleh manajer yang bertanggung jawab, voucher jurnal menyediakan pengendalian yang efektif terhadap jurnal buku besar yang tidak diotorisasi. Jurnal buku besar umum tradisional tidak digunakan dalam sistem yang menggunakan voucher jurnal. Kebanyakan perusahaaan telah mengganti buku besar umum dengan file voucher jurnal.

 Basis data GLS

            Basis data GLS terdiri atas berbagai file transaksi, file master, file refrensi, dan file arsip. File-file ini bervariasi antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya, contoh berikut ini cukup mewakili. File master buku besar umum (general ledger master file) merupakan file utama dalam basis data GLS. File sejarah buku besar umum (general ledger history file) memiliki format yang sama dengan master buku besar umum. Tujuan utama file ini adalah untuk mewakili laporan keuangan komparatif dengan basis historis. File sejarah voucher jurnal yang diproses untuk periode masa lalu. Informasi historis ini mendukung tanggung jawab kepengurusan manajemen untuk memperhitungkan penggunaan sumber daya. Baik file voucher jurnal saat ini maupun historis merupakan bagian penting dalam jejak audit perusahaan.

 SISTEM PELAPORAN MANAJEMEN

            Meskipun sifatnya tidak wajib, MRS telah lama secara tidak formal dianggap sebagai elemen penting dalam sistem pengendalian internal perusahaan. Sistem pelaporan yang mengarahkan perhatian manajemen ke masalah-masalah dengan tepat waktu juga dapat mempromosikan efektivitas manajemen sehingga mendukung tujuan bisnis organisasi. Implikasi pengendalian untuk MRS sekarang ini telah diakui secara resmi dalam SAS 78, yang mengharuskan manajemen untuk menyediakan sarana formal untuk memantau fungsi pengendalian internal.Salah satu tekhnik untuk mencapai pengawasan berkelanjutan adalah penggunaan laporan manajemen secara bijaksana. Laporan yang tepat memungkinkan para manajer fungsional seperti penjualan, pembelian, produksi, dan pengeluaran kas untuk mengawasi dan mengendalikan operasi mereka. Dengan merangkum aktivitas, menunjukan tren, dan mengidentifikasi pengecualian dari kinerja normal, laporan manajemen yang dirancang dengan baik akan memberikan bukti mengenai berfungsinya atau tidak berfungsinya pengendalian internal.

 FAKTOR YANG MEMPENGARUHI MRS

            Merancang sistem pelaporan manajemen yang efektif memerlukan pemahaman akan apa yang dilakukan oleh para manajer dan jenis jenis masalah yang dihadapinya. Topik berikut ini memberikan wawasan mengenai faktor faktor yang memengaruhi kebutuhan informasi manajemen  : proses pengambilan keputusan manajemen, struktur masalah, jenis jenis laporan manajemen, akuntansi pertanggungjawaban  dan pertimbangan perilaku.

 PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN

            Pengambilan keputusan rasional bukan merupakan tindakan yang spontan. Tindakan tersebut terdiri atas serangkaian langkah langkah sistematis yang dilakukan pengambil keputusan. Langkah-langkah proses pengambilan keputusan (decision-making process) adalah :

1.      Mengidentifikasi masalah

2.      Mengevaluasi solusi alternatif

3.      Mengimplementasikan solusi yang terbaik

4.      Melakukan pemeriksaan pasca implementasi

Mengidentifikasi Masalah

      Pengambilan keputusan biasanya tidak bisa memecahkan suatu masalah sebelum mengidentifikasikanya dengan baik. Oleh karena itu, langkah pertama ini merupakan proses yang penting. Masalah-masalah itu seringkali tidak dapat diamati. Sebaliknya kita mengamati gejala-gejala masalah tersebut. Kita harus mengetahui perbedaan ini, Karena memperlakukan gejala sebagai suatu masalah akan mengarah ke keputusan yang salah. Misalnya, seorang dokter mengamati bahwa seorang pasien memiliki suhu tubuh 104 derajat, tetapi hal ini bukan masalahnya, ini gejalanya. Hal tersebut dapat kita terapkan kedalam suatu bisnis, dalam menerapkan analogi, asumsikan bahwa seseorang manajer divisi mengamati terjadinya tren penurunan margin laba perusahaan, seperti suhu pasien tersebut.

            Mengevaluasi Solusi Alternatif

            Setelah mengidentifikasi masalah, pengambil keputusan menghadapi tindakan tindakan alternatif. Paling tidak, ia menghadapi pilihan untuk melakukan tindakan atau tidak melakukan tindakan. Jika tidak ada alternatif yang terbuka, maka tidak ada keputusan yang dibuat. Dalam mengambil keputusan, manajer harus mengidentifikas dan mempertimbangkan semua pilihan yang layak. Pilihan yang diidentifikasi pada saat ini ditetapkan. Untuk mengilustrasikan langkah ini, pertimbangkan proses pengambilan keputusan dari seorang manajer produksi yang harus merenovasi lini produksinya yang sudah ketinggalan zaman. Asumsikan bahwa manajer tersebut memiliki tiga pilihan :

1.      Meningkatkan jumlah tenaga kerja dan tetap mempertahankan peralatan lini produksi yang ada.

2.      Secara signifikan mengurangi (atau menghapus) tenaga kerja dan mengotomatiskan lini produksi dengan tekhnologi yang baru tetapi belum terbukti.

3.      Mempertahankan tenaga kerja yang ada dan memperbaiki peralatan dengan tekhnologi yang sudah terbukti.

 MENGIDENTIFIKASI KRITERIA KEPUTUSAN DAN MENETAPKAN BOBOTNYA

            Untuk menyederhanakan contoh lini produksi, asumsikan bahwa hanya lima kriteria yang terdaftar dalam kolom pertama yang relevan dengan keputusan. Kriteria pertama, peningkatan efisiensi, merupakan faktor berwujud. Kita dapat mengukur efisiensi dengan membandingkan unit produksi dengan unit input sumber daya. Kemudian kita dapat menaksir dan menyatakanya sebagai faktor keempat dalam jumlah keuangan, yaitu penghematan biaya potensial, dan kriteria keputusan lainya adalah tidak berwujud, tidak memiliki unit pengukuran kuantitatif.

 MENILAI SETIAP ALTERNATIF

            Langkah berikutnya dalam proses pengambilan keputusan adalah mengevaluasi pengaruh relatif dan setiap alternatif terhadap kriteria keputusan. Misalnya, alternatif A diberikan nila RS 1 untuk kriteria keputusan yang pertama. Disisi lain, Alternatif B diberi nilai 5 untuk faktor yang sama. Ini berarti bahwa pengambilan keputusan menilai Alternatif b diberi nilai 5 untuk faktor yang sama. Berarti bahwa pengambil keputusan menilai alternatif b lebih tinggi dari alternatif a pada kemampuanya meningkatkan efisiensi operasi. Jika ini merupakan satu satunya opsi faktor relevan terhadap keputusan, maka Alternatif b merupakan pilihan yang rasional. Namun, terdapat empat faktor lain yang harus dipertimbangkan oleh pihak pengambil keputusan dengan cara yang sama.

 MENGHITUNG NILAI TERTIMBANG

            Langkah berikutnya adalah menghitung nilai tertimbang  untuk setiap faktor keputusan dan setiap alternatif dengan mengalikan nilai tertimbang dengan nilai RS. Jadi, alternatif yang bernilai RS 5 dan nilai tertimbang 5 akan menghasilkan WS 150. Dengan menjumlahkan kolom nilai tertimbang untuk setiap alternatif, kita mendapatkan total nilai tertimbang alternatif. Tabel tersebut menunjukan Alternatif c, dengan total WS 350 merupakan pilihan yang terbaik.

 PRINSIP PRINSIP MANAJEMEN

            Prinsip-prinsip memberikan wawasan pada kebutuhan informasi manajemen. Prinsip yang paling langsung mempengaruhi MRS adalah formalisasi pekerjaan, pertanggungjawaban dan wewenang, jangkauan pengendalian, dan manajemen pengecualian.

 FORMALISASI PEKERJAAN

            Prinsip formalisasi pekerjaan (formalization of tasks) menyatakan bahwa pihak manajemen harus menstruktur perusahaan di sekitar pekerjaan yang dilakukanya, bukanya di sekitar individu dengan keahlian yang unik. Berdasarkan prinsip ini, wilayah perusahaan dibagi ke pekerjaan pekerjaan yang mewakili posisi pekerjaan penuh waktu. Setiap posisi harus dengan jelas mendefinisikan batasan tanggung jawabnya. Tujuan formalisasi pekerjaan adalah untuk menghindari suatu struktur organisasi di mana kinerja, kemampuan, dan eksistensi berkelanjutan perusahaan bergantung pada individu tertentu.

 TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG

            Prinsip tanggung jawab (responsibility) merujuk pada kewajiban individu untuk mencapai hasil yang diinginkan tanggung jawab terkait erat dengan prinsip wewenang (authority). Jika seorang manajer mendelegasikan tanggung jawabke bawahanya, ia harus juga memberikan wewenang kepada bawahanya untuk mengambil keputusan dalam batas batas tanggung jawab dan wewenang ke bawah melalui hierarki organisasi dari atasan ke para bawahanya. Prinsip tanggung jawab dan wewenang mendefinisikan jalur pelaporan vertikal perusahaan dimana informasi mengalir.